Svetainės užklausų automatizavimas leidžia perduoti formos duomenis į Google Sheets, CRM ar kitą naudojamą sistemą. Patikimam procesui reikia aiškių laukų, tinkamo duomenų perdavimo būdo ir patikros, kad ta pati užklausa nebūtų įrašyta pakartotinai.
Ką automatizuoti pirmiausia?
Pradėkite nuo vienos formos ir vieno registro. Pavyzdžiui, valymo paslaugų užklausa gali pateikti vardą, el. paštą, objekto tipą ir pageidaujamą datą. Automatizacija šiuos laukus įrašo į Google Sheets. Darbuotojas registre pažymi, ar su žmogumi jau susisiekta.
Pranešimas darbuotojui ir patvirtinimas klientui yra papildomi veiksmai. Juos reikia įtraukti į scenarijų atskirai. Vien įrašas lentelėje nereiškia, kad klientas jau gavo atsakymą.
Kaip paruošti klientų registrą?
Lentelėje sukurkite stulpelius: užklausos ID, gavimo laikas, vardas, el. paštas, paslauga, užklausos tekstas, atsakingas žmogus ir būsena. Būsenoms naudokite trumpas reikšmes: „Nauja“, „Susisiekta“, „Pasiūlymas išsiųstas“, „Užbaigta“.
Atskirkite formos perduodamus laukus nuo darbuotojo pildomų laukų. Pakartotinis duomenų atnaujinimas neturėtų perrašyti jau pridėtų pastabų. Rinkite tik tuos kontaktinius duomenis, kurių reikia užklausai išspręsti.
Kaip išvengti dublikatų?
Jei forma pateikia unikalų užklausos ID, išsaugokite jį registre ir prieš kurdami naują eilutę tikrinkite, ar toks ID jau yra. Vien el. paštas nėra patikimas užklausos identifikatorius: tas pats žmogus gali kreiptis dėl kelių skirtingų paslaugų.
Apgalvokite ir tuščius laukus. Jei nėra telefono, bet pateiktas el. paštas, užklausa gali būti tinkama. Jei kontaktų nėra visai, reikalinga atskira taisyklė. Dublikatų patikra veikia tik tada, kai ji konkrečiai įgyvendinta scenarijuje.
Ką patikrinti prieš paleidimą?
Pateikite bandomąją formą ir palyginkite jos turinį su lentelės eilute. Patikrinkite lietuviškas raides, ilgą užklausos tekstą ir neužpildytą neprivalomą lauką. Pakartokite tą patį įvykį ir pažiūrėkite, ar nesukuriami du įrašai.
Praktinis sėkmės kriterijus: viena nauja užklausa sukuria vieną teisingą įrašą, o už ją atsakingas žmogus žino, kur jį rasti. Vėliau matuokite ne vien įrašų skaičių, bet ir laiką iki pirmo atsakymo.
Dažniausi klausimai
Ar lentelė automatiškai atsako klientui?
Ne. Atsakymo siuntimas yra atskiras scenarijaus veiksmas. Jį reikia nustatyti ir patikrinti.
Ar reikia CRM sistemos?
Paprastam procesui gali pakakti lentelės. CRM verta svarstyti, kai reikia kelių darbuotojų atsakomybių, pasiūlymų etapų ir platesnės istorijos.
Pasirinkite kitą žingsnį
Norite individualaus sprendimo? Rinkitės specialistą arba pateikite poreikį rekomendacijai. Jei jūsų procesui tinka paruoštas šablonas, jį įsidiegiate savarankiškai savo paskyroje.