Vizitų registracijos automatizavimas sujungia rezervavimo įrankį, kalendorių ir klientų registrą. Kuriant procesą būtina atskirai įvertinti naują rezervaciją, jos pakeitimą ir atšaukimą. Vien įvykio sukūrimas kalendoriuje dar nereiškia visų šių veiksmų sinchronizavimo.
Kokią problemą sprendžiate?
Grožio specialistui gali reikėti sumažinti susirašinėjimą dėl laisvų laikų. Konsultantui gali būti svarbiau turėti susitikimą ir darbo, ir asmeniniame kalendoriuje. Pasirinkite pagrindinį rezultatą prieš jungdami programas.
Pirmiausia patikrinkite rezervacijų sistemos turimas integracijas. Jei joje jau veikia tinkamas kalendoriaus ryšys, papildomas scenarijus tam pačiam veiksmui gali sukurti dublikatus. Automatizaciją pridėkite ten, kur trūksta konkrečios funkcijos.
Kokius duomenis perduoti į kalendorių?
Reikalinga vizito pradžia, pabaiga, paslaugos pavadinimas ir rezervacijos ID. Įvykio pavadinimas turi padėti greitai suprasti, kokia paslauga suplanuota. Kontaktus ir pastabas rodykite tik ten, kur juos turi matyti darbą atliekantis žmogus.
Patikrinkite laiko juostą. Lietuvos verslui dažnai aktuali „Europe/Vilnius“, tačiau laikas turi sutapti ir rezervacijų sistemoje, ir kalendoriuje. Vizitas 10 valandą neturėtų netikėtai virsti 9 valandos įvykiu.
Perkėlimas ir atšaukimas
Naujos rezervacijos sukūrimas yra tik viena proceso dalis. Jei klientas perkelia vizitą, reikia atnaujinti jau esantį įvykį. Jei atšaukia, kalendoriuje neturėtų likti klaidinantis užimtas laikas.
Rezervacijos ID susiejimas su kalendoriaus įvykio ID leidžia surasti reikiamą įrašą. Jeigu šablonas palaiko tik naujus vizitus, jis savaime neapdoros perkėlimų ir atšaukimų. Šią ribą įvertinkite prieš paleidimą.
Priminimai ir praktinis bandymas
Prieš pridėdami papildomą priminimą, patikrinkite, ką jau siunčia rezervacijų platforma. Du vienodi laiškai ar kelios SMS vienam vizitui gali erzinti klientą. Siuntimo laikas, tekstas ir atšaukimo nuoroda turi būti aiškūs.
Bandymui užregistruokite vieną vizitą, jį perkelkite ir atšaukite. Kiekvieną kartą patikrinkite kalendorių bei gautus pranešimus. Tik tada įjunkite procesą tikriems klientams. SMS ar kitų siuntimo paslaugų mokesčius vertinkite atskirai.
Dažniausi klausimai
Ar papildomas kalendorius apsaugo nuo dvigubų rezervacijų?
Nebūtinai. Laisvų laikų tikrinimą turi valdyti rezervacijų sistema arba specialiai tam nustatytas ryšys. Vien įvykio kopija to negarantuoja.
Ar scenarijus automatiškai siunčia priminimus?
Tik jei priminimų funkcija yra įtraukta ir nustatyta. Įvykio sukūrimas kalendoriuje pats savaime nereiškia SMS siuntimo.
Pasirinkite kitą žingsnį
Norite individualaus sprendimo? Rinkitės specialistą arba pateikite poreikį rekomendacijai. Jei jūsų procesui tinka paruoštas šablonas, jį įsidiegiate savarankiškai savo paskyroje.